Cierta aparatología de oficina sigue siendo imprescindible en los entornos productivos de las empresas a pesar del paso de los años. Los ordenadores, escáneres, fotocopiadoras e impresoras son las cuatro máquinas fundamentales para desarrollar las tareas habituales en las oficinas.
Cada una de estas herramientas ofrece una mayor capacidad de trabajo según el modelo elegido, con las prestaciones que cada fabricante les haya otorgado. Sin embargo, existe un dispositivo que posee la capacidad de realizar las tareas para las que habitualmente se requieren varios aparatos. Se trata de la impresora multifuncionales a color, un dispositivo que cumple con los trabajos de impresora, escáner y fotocopiadora, aunque según el modelo podría, también, incorporar tarjetas de memoria, fax, disco duro…
Usos y tipos de impresoras multifunción
De forma general y como ya se ha indicado, el uso de estos aparatos es el de escanear, imprimir y fotocopiar. Sin embargo, cada vez más modelos incluyen opciones extra, como la de enviar faxes e incluso correos electrónicos, tal y como lo haría un ordenador.
La tecnología no deja de evolucionar en estos entornos, por lo que el futuro se plantea extraordinariamente dinámico al ir añadiendo más elementos a estas impresoras. De hecho, en la actualidad ya es posible encontrar dispositivos con conexión wifi, Bluetooth e incluso con entradas de puertos USB.
En relación a los tipos de impresoras multifunción que es posible encontrar en el mercado, y aunque va a depender de la marca y de las características incluidas, lo habitual es elegir entre una impresora multifunción de inyección de tinta (cartuchos de tinta líquida con diferentes colores) o la impresora multifuncional láser (tóner con tinta en polvo y que imprimen en negro).
Beneficios de utilizar impresoras multifuncionales
Como cabe suponer, estas impresoras por su diseño avanzado englobando un grupo de funciones extras tiene un buen número de beneficios frente a las tradicionales. Aunque, en un principio se desarrollaron para la pequeña empresa o para el ámbito doméstico, en la actualidad son las más demandadas por las grandes compañías por los siguientes motivos.
Reducción de los gastos
Posiblemente el factor de más interés en toda empresa es el de producir beneficios económicos, el segundo es el de ahorrar en costes. Con este tipo de impresoras, aunque en un principio la inversión sea más elevada por ser aparatos más caros que aquel que cumple solo una función, hay que ser conscientes de la reducción en gastos debido a su mantenimiento. Se trata de un trabajo realizado sobre una sola máquina, no sobre tres, eliminando el trabajo de limpieza, recambio de piezas, posibles arreglos de dos de ellas.
El mínimo espacio
El segundo de los beneficios es evidente. En el espacio necesario para tres máquinas ahora solo se encuentra una. Donde antes se localizaba una fotocopiadora ahora puede colocarse otro archivador, donde antes había un fax, ahora es posible colocar otro ordenador o una centralita… El ahorro del espacio trae implícito una optimización del lugar de trabajo, siendo, por tanto, más rentable para la organización o simplemente más cómodo como lugar de trabajo para los empleados, eliminando también el engorroso cableado habitual en estas instalaciones. Será posible dejar ese hueco libre para dar sensación de amplitud, colocar una cafetera e incluso una planta que otorgue confort al entorno de trabajo.
Ahorro energético
Es lógico suponer que las impresoras multifunción también van a proporcionar un considerable ahorro energético y, por lo tanto, económico, a la empresa, puesto que al ser un solo equipo, el consumo no será comparable a tres máquinas funcionando.
Capacidad productiva
Una ventaja más de tener estos equipos como parte de los procesos productivos en las oficinas de las organizaciones empresariales será la capacidad de realizar varias tareas, optimizando la gestión de los trabajos. Esto significa la posibilidad de simplificar la gestión de la red. Es lógico suponer que todo lo que esté relacionado con la simplicidad en los procesos sea beneficioso para los especialistas en distintas áreas, desde la informática hasta los recursos humanos de cualquier empresa.
Por otro lado, con el aumento de la capacidad tecnológica, cada vez más apreciable en estos aparatos, será posible operar desde la distancia, ya sea usando un smartphone u otro tipo de terminal. La creación de aplicaciones de móviles para ofrecer este tipo de servicios es ya una realidad por parte de los fabricantes, aumentando de forma exponencial la usabilidad y la productividad de las impresoras.
Amigables con el medioambiente
En un mundo donde se debe actuar desde todos los ámbitos posibles por la defensa del medio ambiente, las impresoras multifunción aportan su grano de arena al ser eficientes en relación a su gasto energético, especialmente las de última generación poseedoras de funciones para el ahorro de energía y, por tanto, para contribuir con la sostenibilidad.
La digitalización de documentos
Relacionado con la capacidad productiva mencionada con anterioridad, las impresoras multifuncionales conectadas a la red de la oficina contribuirán de forma decisiva con la digitalización de los documentos. De este modo, los archivos se irán digitalizando en la misma medida que se vayan originando, almacenándose automáticamente y permitiendo el acceso al resto de la plantilla.
Control y análisis
Los últimos modelos de equipos multifuncionales también pueden facilitar el seguimiento, el control y la evaluación de la actividad que lleva a cabo en relación a la impresión en un entorno de trabajo en las empresas.
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